يبدو أنّ العمل عن بعد لم يعد مرحلة مؤقتة في حياة الشركات والمؤسسات والفرق العاملة، وقد أصبح على الإدارات الطامحة إلى بلوغ الأهداف وتحقيق الأرباح أن تدرك أهمية تطوير أدواتها في إدارة فريقها العمل عن بعد.

كيف يطور المدراء أدواتهم في إدارة فريق العمل عن بعد ؟

لكي يطور المدراء وأصحاب الأعمال أدواتهم في إدارة فريق العمل عن بعد، وتحقيق الأهداف المرجوة والأرباح المشتركة، ننصحهم بالاستعانة بمجموعة من الأدوات، إليك بعضها :

نوّع قنوات التواصل بين فريق العمل عن بعد:

رغم أنّ توفير بنية تحتيّة تكنولوجية بسيطة لكافة الموظفين في العمل عن بعد قد يبدو أمراً مسلماً بهِ، إلا أنّ التحدي الكبير يكمن في أمرين :

• توفير العديد من خيارات تكنولوجيا الاتصالات للفريق.
• التحقق من أن الخيارات السابقة فعالة ومناسبة في الحالات المختلفة.

على سبيل المثال؛ استخدم الدردشات ومكالمات الفيديو والإيميلات الإلكترونية والاتصالات الهاتفية، واستخدم أيضاً بعض التطبيقات المناسبة للجوال مثل زووم ومايكروسوفت تيمز وويب إكس ميت وغيرها.

اخلق عادات محفزة لفريقك العامل عن بعد :

إن مكانك كقائد في الإدارة، وسعيك إلى خلق عادات محددة بفريقك الذي يعمل عن بعد من شأنه أن يُشعِر هذا الفريق بالاستقرار والألفة، ويحفز أعضاءه لمواصلة العمل بنشاط.

على سبيل المثال؛ ابدأ الاجتماع الأسبوعي بأن يطرح كل موظف ما قام بإنجازه خلال الأيام الأخيرة، أو اطلب إليهم أن يختاروا صوراً من الإنترنت لتعبر عن حالتهم المهنية خلال الأسبوع الماضي.

بادر بنفسك للتواصل مع فريق العمل عن بعد :

يعتقد بعض المدراء بأن بذل الجهد في التواصل المهني يجب أن يكون مصبوباً بالكامل على عاتق الموظفين، ولكن من المهم جداً لأي قائد فريق يعمل عن بعد أن يدرك بعض النقاط لضمان استمرارية العمل بنجاح، وأهمها:

• يجب عليك التواصل بشكل دائم مع موظفيك.
• يجب عليك تنويع أوقات التواصل.
• لا تجعل التواصل مع موظفيك مشروطاً بنتائج العمل.

يمكنك أن تتصل مثلاً وتسأل موظفيك فيما إذا كان العمل يسير على ما يرام، أو اذا كانوا بحاجة لأي دعم.

أطلق الألعاب النارية في العمل الذي تديره عن بعد :

“فاطمة” مدربة رياضية، تعمل على تقديم ساعات تدريبية في نوادٍ رياضية، لكنها وبسبب تقييد عمل النوادي الرياضية وانتشار جائحة  COVID-19اضطرت إلى الجلوس في المنزل مع شعور كبير بالإحباط لأنها فقدت أدوات العمل والقدرة على التواصل مع المتدربات.

عندما ينتقل الموظفون من بيئات العمل التي تحتوي على الكثير من التفاعل والتواصل بين الزملاء للعمل أو لحل المشكلات، إلى الجلوس في منازلهم خلف شاشات الحاسوب الباردة، سيحتاجون بكل تأكيد إلى العمل على هذه البيئة الجديدة بطريقة مختلفة والسعي لجعلها أكثر جاذبية وحماساً للفريق.

ولذلك؛ عندما يسألونك عن معنى مصطلح “إطلاق ألعاب نارية في عمل تديره عن بعد” تذكر أنّ بإمكانك فعلها من خلال ما يلي :

• اطرح الأسئلة باستمرار.
• حفز الفريق على إيجاد حلول بديلة؛ (لقد تمكنت فاطمة من تسجيل مقاطع فيديو لتمارين رياضية من غرفة المعيشة لديها ونشرها على حسابها ليتفاعل معها العشرات).
• تذكر أن طرح المشكلات وتحفيز الفريق لحلها سيكون أمراً ممتعاً.
• غيّر شكل الاجتماعات أو مواعيدها.
• شارك فريقك بالإنجازات وشهادات التقدير.
• تواصل بين مرة وأخرى مع كل قسم من أقسام العمل على انفراد، وشاركهم بآراء العملاء بالخدمات المقدمة عن بعد.

ما هي أنماط العاملين عن بعد؟

شخصيات الموظفين كما هي مختلفة على أرض الواقع فإنها كذلك عند العمل عن بعد، و فهمك لهذه الأنماط ضمن فريقك سيجعل العمل أكثر فاعلية ومرونة.

ومن أهم هذه الأنماط :

المتواصل الدائم :

ستجد أنّ هذا الموظف على تواصل دائم معك، وهو أيضاً :

• يرد على كافة المحادثات بشكل سريع.
• يواكب الرسائل والمواعيد النهائية دون بذل أي جهد.

وتذكر دائماً أن تتحلى بالصبر مع الزملاء الذين قد لا يكونون بطبيعة الحال متواصلين بشكل ثابت ودائم، وابذل جهداً مضاعفاً للوصول إليهم.

 المجدول :

ينجز هذا النمط من الموظفين عمله بشكل فعال بناء على الخطط الواضحة والقواعد المدروسة وجداول العمل الدقيقة، يربكهم إرسال اجتماع أو مهمة في اللحظة الأخيرة.

تأكد من أنك تفهم تماماً متطلبات هذه الفئة، وجرّب تطوير مهاراتهم بالاستجابة للمهمات المفاجئة.

الفراشة الاجتماعية :

يميل هذا النمط من الموظفين إلى التفاعل الاجتماعي بشكل دائم مع أعضاء الفريق.

وإذا كان أحد موظفيك من هذا النمط فسوف تجده يميل إلى التالي :

• إرسال الصور ومقاطع الفيديو والثيمات المضحكة إلى الفريق.
• ابتكار طرق جديدة وممتعة للاختلاط فعلياً.

احرص على الحفاظ على هذا النمط، وبنفس الوقت على عدم تحوله لعنصر تشتيت في الاجتماعات وساعات العمل الجدية.

المتحمس :

• لا يجد الموظف المتحمس صعوبة
•  يزدهر من خلال هذا النوع من الأعمال
• يجد دائماً الحلول والآليات الفعالة لاستمرار العمل ، ويشارك هذه الحلول مع زملائه
• عند التعامل مع هذا النمط، احرص على الانتباه لساعات عمله وتنظيمها بحيث لا يستمر بالعمل مثلاً لساعات متأخرة مما يجهده أو يدخله بمرحلة الملل.

المستقل :

هذا النمط من الموظفين مستقل بشكل طبيعي، وينفذ أفضل ما عنده في العمل بمفرده، كما يرغب دوماً في اختيار طريقة عمل خاصة به في التنفيذ.

إن العامل المستقل يعمل جيداً في إكمال المهام، وهو شخص يمكن أن يعتمد عليه أعضاء الفريق لإكمال المشاريع والوفاء بالمواعيد النهائية.

كل ما عليك فعله مع هذا النمط هو أن تدفعه في بعض الأحيان ليكون متاحاً للعمل مع باقي أعضاء الفريق وتقديم خبرته لهم ومشاركتهم بعض المهام.