يدفع سوق العمل الجديد وبشكل دائم ضرورة اكتساب مهارات مختلفة، مثل إدارة المهام والفرق والايميلات و الاجتماعات عن بعد ، عند سؤال عشرات الموظفين عن أسوأ الأخطاء التي ارتكبها المدراء عندما بدؤوا بعقد اجتماعات عن بعد قالوا أنها كانت تدور حول تضييع الكثير من الوقت عند البدء بالاجتماعات في حل المشكلات التقنية أو أن جدول الاجتماع كان مكثفاً ومملاً، وأنّهم بطبيعة الحال كانوا يشعرون بالكثير من التشتت وعدم القدرة على التركيز وغيرها من المشاكل التي جعلت الاجتماع بالنسبة لهم كابوساً اسبوعياً ثقيلاً وغير مجدي.
فما هي أهم تلك الأخطاء وكيف ستتمكن من تجنبها ؟
- التزم بجدول أعمال واضح
تقول راما : “رغم أنّ الجدول الذي يتم إرساله لنا يحتوى على عدد محدد من النقاط التي سنتناقش فيها إلى أنّ الاجتماع غالبا ما يصبح برنامجاً حوارياً يستمر لساعات أو هذا على الأقل ما أشعر به “
لن يكون كافياً أن تقوم بوضع جدول أعمال واضح وسابق للاجتماع، بدون الالتزام الفعلي به والعمل على تنفيذه ،وتحديد الجدول الزمني لمعالجة كل خطوة، لا يمكن أن يكون الاجتماع ناجحاً إذا كنت دائما تفاجئ الموظفين بقضايا جديدة يجب معالجتها أو الحديث بها ، تذكر أن المدة الزمنية للاجتماعات الحقيقية تواجه الكثير من الصعوبات فكيف بكَ في اجتماع عن بعد.
- أنت بحاجة لرؤية وجوه موظفينك
تعوّدَ مجد في الاجتماعات العادية على أن يجرب التملص دائماً من التركيز وذلك من خلال التحقق الدائم من هاتفه أو تصفح مواقع التواصل الاجتماعية يقول : ” لم يكن الأمر سهلاً بالنسبة لي حين كنا نعقد اجتماعاً على أرض الواقع ، تخيل ما الذي يحدث الآن وأنا غير مرئي “.
إن تنفيذ اجتماعات عن بعد لا يعني أن الأمر سيقتصر على غرف الدردشة وإرسال الخطط والمهام، استخدم تطبيقات الفيديو مثل zoom،Skype ، إن رؤية وجوه أعضاء الفريق او الاستماع لأصواتهم من شأنه أن يساعدك على جذب انتباه فريقك وتركيزه الدائم وعدم منحهم الفرصة لأن يتركو الاجتماع للحظات أو يشغلوا أنفسهم بمهمة أخرى .
ملاحظة هل تبحث عن خدمة تنظيم اجتماعات عمل عن بعد؟ تعرف على خدمات فريق TeamX360 لمساعدة الشركات في العمل عن بعد.
- شجع الجميع على المشاركة
أنت لست في السينما لتحتاج جمهوراً مصغياً طوال الوقت بدون أي تفاعل، ليس هناك أسوأ من اجتماع يظل فيه الجميع صامتاً دون أي تفاعل، شجع الجميع على المشاركة مهما كان نوع هذه المشاركة، انطلق من المشاكل الفعلية واطلب دائما في نهاية أيّ طرح أو قضية آراء الجميع وتقييمهم. يحبّ الجميع أن يكونوا فاعلين وأن يجدوا دورا ما ضمن هذا الاجتماع، فاحرص على ذلك.
- 301 طريقة لاضفاء المرح
ليس هناك اسوأ من اجتماع يشعر فيه الموظفون بأنهم معاقبون فيه أو يشعرون فيه بالخوف أو القلق وغيرها من المشاعر السلبية، كتاب 301 طريقة لإضفاء روح المرح في العمل لـ ديف هيمسات وليزلي يركيس، هو كتاب يشجع على استخدام اساليب اللعب والمرح لتحسين بيئات العمل الواقعية وجعلها أكثر قوة، قد تستغرب هذا الأمر ولكنه في الحقيقة أمر فعال يساعد الموظفين في التخفيف من التوتر أو اجتياز الصعوبات، لهذا فإن استخدام بعض الأنشطة خلال اجتماع افتراضي لكسر الجليد واضفاء المرح وتعزيز العلاقات بين الفريق خلال الاجتماعات عن بعد سيكون أمراً مهما.
- درب فريقك على كل المهارات
تشيير نصائح تعلم المهارات الجديدة إلى أن استخدام أسلوب التدريب الواقعي والتعلم من الاخطاء وتقييمها سيكون أسلوباً ناجحا حيث يركز على سبيل المثال روجر غوستافسون مدرب كرة قدم على ضرورة التقييم بعد الأداء مباشرة، لأن تصحيح الأخطاء خلال التمرين، يختصر الوقت ويجنب حدوث أخطاء، لهذا إذا كنت بصدد البدء بتنفيذ اجتماعات عن بعد ما رأيك بتنفيذ تدريب واحد قبل البدء الفعلي، واختبار قدرة فريقك على استخدام وسائل التكنولوجيا وتقييم الأخطاء والثغرات التي ستمنعهم من أن يكونوا فاعلين ضمن الاجتماع ، من الجيد تذكر أن الناس لاتخاف من ارتكاب الأخطاء في مراحل التدريب، لا تسمح للأخطاء التقنية بأن تسرق وقت الاجتماع الفعلي وتشتت الفريق.
